吴川   2021-1-26
 华南区技术负责人

概要
在日常办公中会经常会将文件另存为PDF格式,但有时文件过大会导致无法发送邮件。为了解决这一问题,本文将介绍多种PDF压缩软件和在线压缩PDF的方法。


一、为何需要压缩PDF文件

压缩PDF文件
在如今的互联网时代,PDF是传播信息时最受欢迎的文件格式。PDF是一种十分方便的文件格式,无论您使用的电脑还是手机都能直接打开文件。但是,有时PDF格式在传输时会遇到一些障碍,例如PDF文件过大无法进行传输和共享。如果遇到这种情况,那您需要将PDF文件压缩到可以共享的文件大小。为了能高效地压缩PDF文件,只能借助专业的压缩软件,否则将会花费较长的时间。
每个PDF文件会包含固定布局的完整描述,其中包括文本、字形、图形及其他需要显示的信息。与文本数据相比,图像数据所占用的内存是比较大的。如果PDF文件中放置了多张图片或高质量图片,那么文件的大小将会大大增加。
PDF文件过大的常见原因:

● 文件中包含多张高质量图片。

● 从Adobe Illustrator导出的文件(矢量图像)。

● 包含多页文件(如Word或PowerPoint等)。

Tips如何查看PDF文档的大小?

1、如果您使用的是Adobe Acrobat Pro软件,则查看PDF的大小就很简单。该软件提供了一个反映特定文档元素的空间使用情况(所使用的字节数)和文件大小的统计报告,这些元素包括字体、图像、书签、表单、已命名的目标和注释。统计的结果包括元素占用空间的大小,以及在整个文件中所占的百分比。只需点击“视图”>“显示/隐藏”>“导览窗格”>“内容”。从“内容”窗口的“选项”菜单中,选择“统计空间使用情况”就能查看。

2、您可以导航到包含该PDF文档的文件夹,右键单击文件,然后单击“ 属性”。

PDF文件过大会导致在发送电子邮件时出现失败,或者是每次打开加载的时间过长。为了避免这些情况,我们在创建PDF文件时需要注意尽量不要通过扫描仪创建,因扫描的PDF文件会比普通的PDF文件都大。如果您是需要扫描纸质文档,那您可尝试在将其保存为PDF格式后,又将其通过OCR文字识别技术转换为可编辑的文档格式。这样转换后的文件大小会比原来的扫描文件小得多。
另外,PDF压缩的方法有多种,例如通过格式转换,将图片的尺寸减少到合适的值,又或是通过删除不必要的文件信息等。下面将主要介绍多个PDF压缩软件和方法,帮助您快速将PDF压缩到合适的大小。

二、专业的PDF压缩软件与操作介绍

1、都叫兽™PDF转换软件

为了解决PDF文件过大导致的无法发送的问题,推荐您使用都叫兽™PDF转换软件进行文件压缩。该软件中的“优化”功能提供了三种PDF压缩选项,帮助您快速压缩文件。除了可以压缩PDF文件,该软件还提供了其他多种的PDF编辑与转换功能。都叫兽™ PDF转换软件可将PDF格式的文件转换为Word / Excel / PowerPoint / EPUB / Image / HTML / TXT等常见格式,速度高达80页/分钟。它还能将PDF的扫描件和图片中的文字转换成可编辑的文本格式,也支持一键批量转换。
都叫兽™PDF转换器 - 多功能的PDF编辑工具

操作简单 新手用户也能快速搞定。

多种编辑功能 加密/解密/分割/合并/水印等。

安全性高 采用AES256加密算法加密保护PDF文件。

编辑/转换速度快 可同时快速编辑/转换多个文件。

支持转换多种格式 可转换为Excel/PowerPoint/Text等。

操作简单 新手能快速操作

多种编辑功能 加密/解密/分割等。

编辑/转换速度快 可同时快速处理批量文件。

免费试用免费试用我们已有3199位用户免费体验!
具体的操作步骤如下:
① 打开软件后,点击“PDF工具集”。
PDF工具集
② 点击“优化”>“添加文件”,导入PDF文件。
优化PDF
③ 选择优化选项:
● 在线页面加载速度(linearize):此项优化选择,适合网页PDF,优化后加载会更加流畅。
● 压缩图片:压缩PDF文件中的图片。
● 压缩数据流:压缩pdf文件数据流。(PDF文件容量变得更加小)
④ 最后点击“转换”即可。

2、Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro提供了许多用于减小PDF文件大小的设置。在大多数情况下,您选择默认设置来压缩文件即可。默认设置会通过删除某些嵌入字体、压缩图像、以及从文件删除不再需要的项目,最大程度地优化存储空间。在优化文件前,您最好统计文件空间使用情况。通过了解PDF文件中各元素的使用占比,您就能知道如何最小化PDF文件。虽然Adobe Acrobat Pro提供了很多的压缩设置以及不错的压缩效果,但是它不是免费的,而且购买费用较高。因此,Adobe Acrobat Pro不适合于个人使用,您可选择都叫兽™PDF转换软件。
a. 一键式压缩PDF文件
具体的操作步骤如下:
① 在Adobe Acrobat Pro中打开要压缩的PDF文件。
② 点击“文件” >“另存为其它”>“缩小大小的PDF”。
缩小PDF大小
③ 选择保存文件的位置,然后点击“保存”。在压缩完成后,该软件会出现提示消息,显示PDF文件压缩后的大小。
b. 使用高级选项压缩PDF文件
具体的操作步骤如下:
① 在Adobe Acrobat Pro中打开要压缩的PDF文件。依次点击“文件”>“另存为其他”>“优化的PDF”,打开“PDF 优化器”对话框。
② 要使用默认设置,请从“设置”菜单中选择“标准”。又或者是根据自身需要进行设置,然后点击“确定”。
注意: 如果您在“PDF 优化器”对话框中更改了任何设置,“设置”菜单将自动切换为“自定义”。完成选定的选项后,点击“确定”。
PDF优化
③ 请在“另存优化文件为”对话框中,点击“保存”以便用优化的 PDF 覆盖原始 PDF,或者以新名称保存到新位置。

3、Reduce PDF Size

Reduce PDF Size是一款用于压缩PDF文档的免费软件,操作界面较为简约,即使新手也能快速完成。该软件还支持批量转换PDF文件,您可一次性压缩多个文件。它支持五种不同的压缩设置,您可以根据自己的要求选择不同的压缩率。Reduce PDF Size只是一款PDF压缩软件,没有提供其他的PDF功能。如果您还有其他的编辑或优化需求,则该软件不推荐您使用。
点击“Option”可选择压缩设置,软件支持以下PDF压缩设置:

● Screen-view-only :低分辨率,72 dpi图像。

● Low Quality(eBook):中分辨率,低质量,150 dpi图像。

● High Quality(Printer):高质量,300 dpi图像。

● High Quality(Prepress):高质量,保色,300 dpi图像。

● Default Quality :默认质量,输出文件可能更大。

该软件的压缩操作非常简单,具体的操作步骤如下:
① 点击菜单栏中的“File” >“Add PDF Files”,导入要压缩的PDF文件。
添加PDF文件
② 在“Option”中,选择压缩设置。
PDF压缩设置
③ 点击“File” >“Reduce PDF File Size”,选择PDF文件的输出位置。最后,等待文件压缩完成即可。您需要注意的是,压缩的PDF文件将会保存在输出文件夹中,同时源PDF文档也不会被修改。
减少PDF大小

4、预览(macOS)

如果您使用的是Mac电脑,那您可无需下载软件就能压缩PDF文件。Mac用户可以使用电脑内置的“预览”应用程序来压缩PDF文件,实际的操作也是十分简单。该软件支持拖放功能,您可直接将PDF文件拖到软件中,然后通过“Quartz 滤镜”功能就能简单地减少PDF文件的大小。请注意,使用预览压缩后,PDF的质量可能会低于其原始质量。
具体的操作步骤如下:
① 在 Mac上的“预览”程序中,打开要压缩的PDF文件。
② 然后依次点击“文件”>“导出”。
预览导出
③ 点击“Quartz 滤镜”,在弹出的菜单中选择“Reduce File Size”。最后,点击“存储”。
quartz滤镜
四款压缩软件的对比:
都叫兽™ PDF转换软件Adobe acrobat proReduce PDF Size预览(macOS)
兼容性WindowsWindows,MacWindowsMac
价格免费试用费用高免费免费
易于使用
安全性
压缩效率多三种压缩模式可选多种压缩设置可选,可自定义压缩要求五种压缩模式,可选不同的压缩率压缩效果一般,无法选择压缩效率
PDF编辑功能转换、分割、合并、删除、选择和添加水印添加,删除和修改PDF文本和图像×提取单页、页面排序、标记
PDF转换功能××
总结

综合以上的功能介绍与对比,都叫兽™PDF转换软件是这四款压缩软件中综合评分最高的,特别是对于个人使用来说。该软件不仅可提供PDF压缩的功能,还提供全面的PDF编辑、转换功能。下载它,可满足您日常或工作中多种不同的PDF使用需求。

三、在线压缩PDF文件的方法

如果您对软件的压缩率与压缩质量的要求不高的话,您也可使用以下介绍的在线PDF压缩方法。使用在线PDF压缩工具的好处是,您无需下载软件就能使用。但如果PDF文件过大或隐私文件,则不建议使用在线压缩的方式。

1、SmallPDF

使用SmallPDF您可快速地压缩PDF文件,该网站支持大文件PDF的压缩,文件大小限制为5GB。另外,它支持将扫描的PDF文件压缩至144 DPI,方便您上传文件至网络和通过邮件附件发送。您可在任意操作系统的浏览器上打开SmallPDF压缩工具,使用十分方便。除了压缩功能,该网站也提供了PDF转换、编辑、合并多种功能。在使用SmallPDF前,您需先进行注册,该网站只提供14天的免费使用。
SmallPDF在线压缩链接:https://smallpdf.com/compress-pdf
在线压缩工具

2、Online2PDF

Online2PDF是一款免费的PDF在线压缩工具,PDF文件的大小限制为100MB,您最多可同时上传与压缩20个文件。该网站提供三种图像压缩设置,如图像质量、图像分辨率、彩色/黑白。这是通过降低图片质量来减少PDF文件的大小,很少有在线服务会提供此类文件压缩设置。此外,Online2PDF还提供许多其他编辑功能,例如PDF格式转换、合并、编辑、解密和页面管理等。
Online2PDF在线压缩链接:https://online2pdf.com/pdf-reduce-size
在线压缩PDF

3、PDFresizer

当PDF文件过大时,您可以使用PDFresizer工具来优化和压缩PDF文件以减小文件大小,该网站提供完全免费的服务。该在线压缩工具提供了多种压缩方案,例如优化、转换、拆分、裁剪、调整页面分辨率。如果需要进一步减小文件大小,请尝试使用“Resize PDF”功能。该功能会提供四种页面分辨率选项以及纸张尺寸设置,它是以一定的质量为代价来减小PDF的大小。该网站支持上传的最大文件大小为100MB,同时也支持批量上传和压缩PDF,每次最多可压缩50个文件。
PDFresizer在线压缩链接:https://pdfresizer.com/optimize
PDF压缩工具

4、DocuPub

如果您想更好地控制PDF的压缩质量,请尝试使用DocuPub的在线PDF压缩工具。PDF文档具有多种页面尺寸,DocuPub压缩工具可以帮助您更改PDF的页面大小,并同时在缩放时限制比例。在该压缩工具中,您可选择一种预设的页面大小或自定义页面尺寸。对于上传的PDF文件,它的文件大小必须小于20MB,否则无法压缩。另外,该网站不支持批量压缩文件,您只能逐个上传与处理PDF。
DocuPub在线压缩链接:https://docupub.com/pdfcompress/
PDF文件压缩
都叫兽™PDF转换器 - 多功能的PDF编辑工具

操作简单 新手用户也能快速搞定。

多种编辑功能 加密/解密/分割/合并/水印等。

安全性高 采用AES256加密算法加密保护PDF文件。

编辑/转换速度快 可同时快速编辑/转换多个文件。

支持转换多种格式 可转换为Excel/PowerPoint/Text等。

操作简单 新手能快速操作

多种编辑功能 加密/解密/分割等。

编辑/转换速度快 可同时快速处理批量文件。

免费试用免费试用我们已有3199位用户免费体验!

四、其他PDF压缩方法

除了上述的PDF压缩软件与PDF在线压缩工具,下面将介绍另外两种压缩方法,可有效减少PDF文档的大小。

1、在创建PDF时压缩文件大小

如果您是使用Word来创建PDF文档的,则可在保存文档时减少文件大小。在Word中,要将Word文档保存为PDF,您需要点击“另存为”选项将其转换。如果您发现另存为后的PDF文档仍然过大,则可使用Word中另外一个选项来压缩它的文件大小。
具体的操作步骤如下:
① 打开要转换为PDF的Word文档,依次点击“文件”>“另存为”按钮,然后选择文件保存的位置。
② 在弹出的另存为窗口中,输入文件名与选择保存类型“PDF(*.pdf)”。在窗口底部的“针对以下格式优化”中,选择“选择最小文件大小(联机发布)”。最后,点击“保存”即可。
压缩PDF24

2、通过ZIP批量压缩PDF文件

现在人们常常会使用ZIP压缩和发送大文件,解决了大文件发送困难的问题。自1998年以来,Microsoft就已经使用ZIP进行文件压缩,Windows操作系统中也有内置压缩功能。
如果您正在处理多个PDF文件,并且需要压缩大量PDF文件,那么您可将它们归类到一个文件夹中并通过ZIP压缩整个文件夹,这样您就无需分别压缩每个文件。通过ZIP压缩PDF文件,可在不丢失任何数据的前提下,得到不错的压缩效果,并且还支持密码保护压缩文档。ZIP文件是使用无损压缩来确保质量,所以ZIP文件中的文档在压缩后文档质量不会发生变化。但需要注意的是,由于ZIP文件本身存在意外损坏的风险,因此一旦某些数据出现损坏,则文件中的其余文档都可能会受到影响。
在Windows电脑上,您可右键单击要压缩的文件夹,然后选择“发送到”>“压缩(zipped)文件夹”。
zip压缩
总结
想要压缩PDF文件,方法是有很多种的。无论哪种方法,操作方法都不会太复杂,您只需选择适合自己的方法就好。但是,您需知道要压缩大文件,相比在线压缩工具,当然是使用专业的PDF压缩软件会更好。毕竟在PDF文件导入与转换速度方面,在线工具是远远比不上的。而在众多压缩工具中,都叫兽™PDF转换软件在压缩效果、压缩速度和多功能性上都是比较突出的,十分推荐您安装使用。