吴川   2020-5-23    华南区技术负责人
最近由刘涛在 2021-1-26进行了更新

概要
在日常办公中会经常会将文件另存为PDF格式，但有时文件过大会导致无法发送邮件。为了解决这一问题，本文将介绍多种PDF压缩软件和在线压缩PDF的方法。


一、为何需要压缩PDF文件

压缩PDF文件
在如今的互联网时代，PDF是传播信息时最受欢迎的文件格式。PDF是一种十分方便的文件格式，无论您使用的电脑还是手机都能直接打开文件。但是，有时PDF格式在传输时会遇到一些障碍，例如PDF文件过大无法进行传输和共享。如果遇到这种情况，那您需要将PDF文件压缩到可以共享的文件大小。为了能高效地压缩PDF文件，只能借助专业的压缩软件，否则将会花费较长的时间。
每个PDF文件会包含固定布局的完整描述，其中包括文本、字形、图形及其他需要显示的信息。与文本数据相比，图像数据所占用的内存是比较大的。如果PDF文件中放置了多张图片或高质量图片，那么文件的大小将会大大增加。
PDF文件过大的常见原因：

● 文件中包含多张高质量图片。

● 从Adobe Illustrator导出的文件（矢量图像）。

● 包含多页文件（如Word或PowerPoint等）。

Tips如何查看PDF文档的大小？

1、如果您使用的是Adobe Acrobat Pro软件，则查看PDF的大小就很简单。该软件提供了一个反映特定文档元素的空间使用情况（所使用的字节数）和文件大小的统计报告，这些元素包括字体、图像、书签、表单、已命名的目标和注释。统计的结果包括元素占用空间的大小，以及在整个文件中所占的百分比。只需点击“视图”>“显示/隐藏”>“导览窗格”>“内容”。从“内容”窗口的“选项”菜单中，选择“统计空间使用情况”就能查看。

2、您可以导航到包含该PDF文档的文件夹，右键单击文件，然后单击“ 属性”。

PDF文件过大会导致在发送电子邮件时出现失败，或者是每次打开加载的时间过长。为了避免这些情况，我们在创建PDF文件时需要注意尽量不要通过扫描仪创建，因扫描的PDF文件会比普通的PDF文件都大。如果您是需要扫描纸质文档，那您可尝试在将其保存为PDF格式后，又将其通过OCR文字识别技术转换为可编辑的文档格式。这样转换后的文件大小会比原来的扫描文件小得多。
另外，PDF压缩的方法有多种，例如通过格式转换，将图片的尺寸减少到合适的值，又或是通过删除不必要的文件信息等。下面将主要介绍多个PDF压缩软件和方法，帮助您快速将PDF压缩到合适的大小。

二、专业的PDF压缩软件与操作介绍

1、都叫兽™PDF转换软件

为了解决PDF文件过大导致的无法发送的问题，推荐您使用都叫兽™PDF转换软件进行文件压缩。该软件中的“优化”功能提供了三种PDF压缩选项，帮助您快速压缩文件。除了可以压缩PDF文件，该软件还提供了其他多种的PDF编辑与转换功能。都叫兽™ PDF转换软件可将PDF格式的文件转换为Word / Excel / PowerPoint / EPUB / Image / HTML / TXT等常见格式，速度高达80页/分钟。它还能将PDF的扫描件和图片中的文字转换成可编辑的文本格式，也支持一键批量转换。
都叫兽™PDF转换器 - 多功能的PDF转换工具 (100页免费)

多种转换 Word/Excel/PPT/Text/Image/Html/Epub

多种编辑功能 加密/解密/分割/合并/水印等。

支持OCR 从扫描的 PDF、图像和嵌入字体中提取文本

编辑/转换速度快 可同时快速编辑/转换多个文件。

支持新旧Windows Windows 11/10/8/8.1/Vista/7/XP/2K

多种转换 Word/Excel/PPT/Text/Image...

支持OCR 从扫描的 PDF、图像和嵌入字体中提取文本

支持新旧Windows Windows 11/10/8/8....

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具体的操作步骤如下：
① 打开软件后，点击“PDF工具集”。
PDF工具集
② 点击“优化”＞“添加文件”，导入PDF文件。
优化PDF
③ 选择优化选项：
● 在线页面加载速度（linearize）：此项优化选择，适合网页PDF，优化后加载会更加流畅。
● 压缩图片：压缩PDF文件中的图片。
● 压缩数据流：压缩pdf文件数据流。（PDF文件容量变得更加小）
④ 最后点击“转换”即可。

2、Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro提供了许多用于减小PDF文件大小的设置。在大多数情况下，您选择默认设置来压缩文件即可。默认设置会通过删除某些嵌入字体、压缩图像、以及从文件删除不再需要的项目，最大程度地优化存储空间。在优化文件前，您最好统计文件空间使用情况。通过了解PDF文件中各元素的使用占比，您就能知道如何最小化PDF文件。虽然Adobe Acrobat Pro提供了很多的压缩设置以及不错的压缩效果，但是它不是免费的，而且购买费用较高。因此，Adobe Acrobat Pro不适合于个人使用，您可选择都叫兽™PDF转换软件。
a. 一键式压缩PDF文件
具体的操作步骤如下：
① 在Adobe Acrobat Pro中打开要压缩的PDF文件。
② 点击“文件” >“另存为其它”＞“缩小大小的PDF”。
缩小PDF大小
③ 选择保存文件的位置，然后点击“保存”。在压缩完成后，该软件会出现提示消息，显示PDF文件压缩后的大小。
b. 使用高级选项压缩PDF文件
具体的操作步骤如下：
① 在Adobe Acrobat Pro中打开要压缩的PDF文件。依次点击“文件”>“另存为其他”>“优化的PDF”，打开“PDF 优化器”对话框。
② 要使用默认设置，请从“设置”菜单中选择“标准”。又或者是根据自身需要进行设置，然后点击“确定”。
注意： 如果您在“PDF 优化器”对话框中更改了任何设置，“设置”菜单将自动切换为“自定义”。完成选定的选项后，点击“确定”。
PDF优化
③ 请在“另存优化文件为”对话框中，点击“保存”以便用优化的 PDF 覆盖原始 PDF，或者以新名称保存到新位置。

3、Reduce PDF Size

Reduce PDF Size是一款用于压缩PDF文档的免费软件，操作界面较为简约，即使新手也能快速完成。该软件还支持批量转换PDF文件，您可一次性压缩多个文件。它支持五种不同的压缩设置，您可以根据自己的要求选择不同的压缩率。Reduce PDF Size只是一款PDF压缩软件，没有提供其他的PDF功能。如果您还有其他的编辑或优化需求，则该软件不推荐您使用。
点击“Option”可选择压缩设置，软件支持以下PDF压缩设置：

● Screen-view-only ：低分辨率，72 dpi图像。

● Low Quality（eBook）：中分辨率，低质量，150 dpi图像。

● High Quality（Printer）：高质量，300 dpi图像。

● High Quality（Prepress）：高质量，保色，300 dpi图像。

● Default Quality ：默认质量，输出文件可能更大。

该软件的压缩操作非常简单，具体的操作步骤如下：
① 点击菜单栏中的“File” >“Add PDF Files”，导入要压缩的PDF文件。
添加PDF文件
② 在“Option”中，选择压缩设置。
PDF压缩设置
③ 点击“File” >“Reduce PDF File Size”，选择PDF文件的输出位置。最后，等待文件压缩完成即可。您需要注意的是，压缩的PDF文件将会保存在输出文件夹中，同时源PDF文档也不会被修改。
减少PDF大小

4、预览（macOS）

如果您使用的是Mac电脑，那您可无需下载软件就能压缩PDF文件。Mac用户可以使用电脑内置的“预览”应用程序来压缩PDF文件，实际的操作也是十分简单。该软件支持拖放功能，您可直接将PDF文件拖到软件中，然后通过“Quartz 滤镜”功能就能简单地减少PDF文件的大小。请注意，使用预览压缩后，PDF的质量可能会低于其原始质量。
具体的操作步骤如下：
① 在 Mac上的“预览”程序中，打开要压缩的PDF文件。
② 然后依次点击“文件”>“导出”。
预览导出
③ 点击“Quartz 滤镜”，在弹出的菜单中选择“Reduce File Size”。最后，点击“存储”。
quartz滤镜
四款压缩软件的对比：
都叫兽™ PDF转换软件Adobe acrobat proReduce PDF Size预览（macOS）
兼容性WindowsWindows，MacWindowsMac
价格免费试用费用高免费免费
易于使用√√√√
安全性√√√√
压缩效率多三种压缩模式可选多种压缩设置可选，可自定义压缩要求五种压缩模式，可选不同的压缩率压缩效果一般，无法选择压缩效率
PDF编辑功能转换、分割、合并、删除、选择和添加水印添加，删除和修改PDF文本和图像×提取单页、页面排序、标记
PDF转换功能√√××
总结

综合以上的功能介绍与对比，都叫兽™PDF转换软件是这四款压缩软件中综合评分最高的，特别是对于个人使用来说。该软件不仅可提供PDF压缩的功能，还提供全面的PDF编辑、转换功能。下载它，可满足您日常或工作中多种不同的PDF使用需求。

三、在线压缩PDF文件的方法

如果您对软件的压缩率与压缩质量的要求不高的话，您也可使用以下介绍的在线PDF压缩方法。使用在线PDF压缩工具的好处是，您无需下载软件就能使用。但如果PDF文件过大或隐私文件，则不建议使用在线压缩的方式。

1、SmallPDF

使用SmallPDF您可快速地压缩PDF文件，该网站支持大文件PDF的压缩，文件大小限制为5GB。另外，它支持将扫描的PDF文件压缩至144 DPI，方便您上传文件至网络和通过邮件附件发送。您可在任意操作系统的浏览器上打开SmallPDF压缩工具，使用十分方便。除了压缩功能，该网站也提供了PDF转换、编辑、合并多种功能。在使用SmallPDF前，您需先进行注册，该网站只提供14天的免费使用。
SmallPDF在线压缩链接：https://smallpdf.com/compress-pdf
在线压缩工具

2、Online2PDF

Online2PDF是一款免费的PDF在线压缩工具，PDF文件的大小限制为100MB，您最多可同时上传与压缩20个文件。该网站提供三种图像压缩设置，如图像质量、图像分辨率、彩色/黑白。这是通过降低图片质量来减少PDF文件的大小，很少有在线服务会提供此类文件压缩设置。此外，Online2PDF还提供许多其他编辑功能，例如PDF格式转换、合并、编辑、解密和页面管理等。
Online2PDF在线压缩链接：https://online2pdf.com/pdf-reduce-size
在线压缩PDF

3、PDFresizer

当PDF文件过大时，您可以使用PDFresizer工具来优化和压缩PDF文件以减小文件大小，该网站提供完全免费的服务。该在线压缩工具提供了多种压缩方案，例如优化、转换、拆分、裁剪、调整页面分辨率。如果需要进一步减小文件大小，请尝试使用“Resize PDF”功能。该功能会提供四种页面分辨率选项以及纸张尺寸设置，它是以一定的质量为代价来减小PDF的大小。该网站支持上传的最大文件大小为100MB，同时也支持批量上传和压缩PDF，每次最多可压缩50个文件。
PDFresizer在线压缩链接：https://pdfresizer.com/optimize
PDF压缩工具

4、DocuPub

如果您想更好地控制PDF的压缩质量，请尝试使用DocuPub的在线PDF压缩工具。PDF文档具有多种页面尺寸，DocuPub压缩工具可以帮助您更改PDF的页面大小，并同时在缩放时限制比例。在该压缩工具中，您可选择一种预设的页面大小或自定义页面尺寸。对于上传的PDF文件，它的文件大小必须小于20MB，否则无法压缩。另外，该网站不支持批量压缩文件，您只能逐个上传与处理PDF。
DocuPub在线压缩链接：https://docupub.com/pdfcompress/
PDF文件压缩
都叫兽™PDF转换器 - 多功能的PDF转换工具 (100页免费)

多种转换 Word/Excel/PPT/Text/Image/Html/Epub

多种编辑功能 加密/解密/分割/合并/水印等。

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编辑/转换速度快 可同时快速编辑/转换多个文件。

支持新旧Windows Windows 11/10/8/8.1/Vista/7/XP/2K

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四、其他PDF压缩方法

除了上述的PDF压缩软件与PDF在线压缩工具，下面将介绍另外两种压缩方法，可有效减少PDF文档的大小。

1、在创建PDF时压缩文件大小

如果您是使用Word来创建PDF文档的，则可在保存文档时减少文件大小。在Word中，要将Word文档保存为PDF，您需要点击“另存为”选项将其转换。如果您发现另存为后的PDF文档仍然过大，则可使用Word中另外一个选项来压缩它的文件大小。
具体的操作步骤如下：
① 打开要转换为PDF的Word文档，依次点击“文件”＞“另存为”按钮，然后选择文件保存的位置。
② 在弹出的另存为窗口中，输入文件名与选择保存类型“PDF（*.pdf）”。在窗口底部的“针对以下格式优化”中，选择“选择最小文件大小（联机发布）”。最后，点击“保存”即可。
压缩PDF24

2、通过ZIP批量压缩PDF文件

现在人们常常会使用ZIP压缩和发送大文件，解决了大文件发送困难的问题。自1998年以来，Microsoft就已经使用ZIP进行文件压缩，Windows操作系统中也有内置压缩功能。
如果您正在处理多个PDF文件，并且需要压缩大量PDF文件，那么您可将它们归类到一个文件夹中并通过ZIP压缩整个文件夹，这样您就无需分别压缩每个文件。通过ZIP压缩PDF文件，可在不丢失任何数据的前提下，得到不错的压缩效果，并且还支持密码保护压缩文档。ZIP文件是使用无损压缩来确保质量，所以ZIP文件中的文档在压缩后文档质量不会发生变化。但需要注意的是，由于ZIP文件本身存在意外损坏的风险，因此一旦某些数据出现损坏，则文件中的其余文档都可能会受到影响。
在Windows电脑上，您可右键单击要压缩的文件夹，然后选择“发送到”＞“压缩（zipped）文件夹”。
zip压缩
总结
想要压缩PDF文件，方法是有很多种的。无论哪种方法，操作方法都不会太复杂，您只需选择适合自己的方法就好。但是，您需知道要压缩大文件，相比在线压缩工具，当然是使用专业的PDF压缩软件会更好。毕竟在PDF文件导入与转换速度方面，在线工具是远远比不上的。而在众多压缩工具中，都叫兽™PDF转换软件在压缩效果、压缩速度和多功能性上都是比较突出的，十分推荐您安装使用。